仕事術

Gmail下書き作成のすすめ

ガッスー

メールを誤って送ってしまった事ありませんか?

注意深く意識していても、メール誤送信というのはヒューマンエラーによって誰にでも起こり得る問題です。

ガッスー

そこで、私が実践している誤送信対策の一つ「スプレッドシートを活用したGmail下書き作成」をお伝えします。

 

スプレッドシートを作成

メールを送信するために必要な情報を以下、参考にスプレッドシート内に準備しましょう。

  • B2セル:宛先
  • B3セル:Cc
  • B4セル:Bcc
  • B5セル:件名
  • B6セル:本文
  • B7セル:フッター

 

スプレッドシートにGASを添付

スプレッドシートのメニュー「拡張機能」より、「Apps Script」を選択し以下、スクリプトを貼り付け、保存します。

function onOpen() {

  var ui = SpreadsheetApp.getUi()
  var menu = ui.createMenu("Mail");
  menu.addItem("✉下書き作成", "createDraft");           // 関数割り当て
  menu.addToUi();                                     // メニュー反映

}

function createDraft() {

  const values = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  const to = values.getRange(2, 2).getValue();         //宛先
  const subject = values.getRange(5, 2).getValue();    //件名
  let body = '';                                      //本文
  body += values.getRange(6, 2).getValue() + '\n';
  body += values.getRange(7, 2).getValue() + '\n';
  const options = {"cc":values.getRange(3, 2).getValue(),"bcc":values.getRange(4, 2).getValue()};  //Cc,Bcc
  GmailApp.createDraft(to, subject, body, options);

}
ガッスー

onOpen()の処理がスプレッドシートを開いたときに自動実行され、”Mail”を独自のメニューとして表示させています。

スプレッドシートにメニュー「Mail」が表示されるので、「✉下書き作成」を選択しGmail下書きが作成されるか確認してみましょう。

 

まとめ

Gmail上でメールを作成するのではなく、スプレッドシートでメールを作成することで、メール作成から送信までの間にワンクッション置きます。

ガッスー

スプレッドシートを共有することで、第三者のダブルチェックが可能となります。

スプレッドシートで作成したメールに問題ないと確認がとれたら、GASを実行しGmail下書きまで作成、あとはGmail上で送信ボタンを押すだけです。

ガッスー

複数の定型メールを作成するときも、スプレッドシートのシート追加で準備しておけば、シートを切り替えて確認しやすくなります。

相手からきたメールに対して返信する場合は、Gmail上で作成、返信してしまうことが多いですが、新規にメールを作成するとき私はスプレッドシートを活用するようにしています。

 

補足

Gmail誤送信の対策として、以下も参考にネットで調べてみてください。

  • Safety for Gmailを入れる
  • GmailSend Address Checkerを入れる
  • メールの取り消し可能時間を延ばす
ABOUT ME
ガッスー
*SE / 個人事業主 *約10年会社勤め ⇒ 2022年にフリーエンジニアへ転職